Вячеслав Шкадаревич, основатель сервиса мгновенного обмена документами с ЭЦП QuiDox.by, рассказывает алгоритм быстрого и безопасного перехода на «удаленку» в компании.

Полная версия партнерского материала для OfficeLife доступна по ссылке.

Перевести офис на работу из дома — задача более-менее понятная, а вот с подписанием и отправкой документов могут возникнуть вопросы. Быстрый обмен документами обеспечат облачные сервисы электронного документооборота типа Quidox.by. Начальная настройка займет всего полчаса. Предлагаем удобный алгоритм действий.

Как построить внешней документооборот с клиентами для компании на «удаленке»

Шаг 1. Определите, какие документы и кому вам необходимо отправлять. Задача этого шага — разобраться, как часто и какими типами в компании происходит обмен документами с контрагентами, в какие сроки нужно формировать и отправлять акты выполненных работ, отчетную документацию и прочее. В результате у вас получается реестр докуменации и контрагентов. Оценить масштабы поможет наш удобный опросник.

Шаг 2. Выберите способ работы с электронными документами

В зависимости от количества документов и клиентов компании есть два варианта перехода на удаленный документооборот.

Самый простой — веб-версия сервиса обмена документами с ЭЦП без установки софта и настроек CRM: вход в облачный сервис, подключение ЭЦП, загрузка документов, подписание и отправка в пару кликов.

Через реестр документов работать можно с помощью обработчиков, которые загружают, подписывают и оправляют через сервис большое количество однотипных документов. Вариант, требующий настройки в несколько дней — интеграция сервиса через API. Такая работа «система-система» подойдет компаниям с большим документооборотом, количеством клиентов от 500 и учетными системами типа 1С и разными CRM.

Шаг 3. Внесите изменения в локальные акты и регламенты

Рекомендуем включить в шаблон типового договора пункт о подписании документов ЭЦП и обмене ими через сервис, к заключенным договорам прописать соответствующее доп. соглашение.

Шаг 4. Составьте маршрут движения документов

То есть определите, кто готовит документы, кто подписывает ЭЦП, кто отправляет контрагенту. Если это все разные люди, функционал Quidox.by позволит сохранить бесперебойную работу на каждом этапе.

Шаг 5. Получите ЭЦП для сотрудников, имеющих право подписи

Электронную подпись в Беларуси выдает Национальный центр электронных услуг НЦЭУ. На сайте размещена детальная информация о получении ЭЦП.

Шаг 6. Закрепите полномочия на подписание электронных документов за ответственными

Работники должны принять и выполнить регламент по работе с электронными документами, также можно оформить доверенность на пользование ЭЦП.

Шаг 7. Помогите сотрудникам разобраться с новым порядком работы с документами

Когда возникла необходимость работать из дома, всем сотрудникам нужно объяснить, как будут строиться процессы электронного документооборота. Что касается сервиса обмена сообщениями Quidox.by, он интуитивно понятный, как работа с привычной электронной почтой.

Шаг 8. Уведомьте контрагентов о переходе на обмен электронными документами

«КвиДокс» предлагает шаблон уведомления для контрагентов. Важно, что подписание и сохранение входящих документов в сервисе бесплатно для принимающей стороны, то есть клиентов бизнеса.

Шаг 9. Приступайте к обмену электронными документами

В этом поможет наша короткая видеоинструкция.